Na ruim anderhalf jaar thuiswerken is het voor veel organisaties duidelijk dat ze niet terugkeren naar de klassieke manier van werken en reizen. Het opzetten van een hybride werkomgeving en een flexibel mobiliteitsbeleid is en blijft een uitdaging. Vanuit Van A tot Zuidas* helpen wij organisaties graag bij deze uitdaging door in thematafels met elkaar het gesprek aan te gaan. Op 9 december lieten deelnemers van deze thematafel zich inspireren door het duurzame en flexibele mobiliteitsbeleid van Lexence en concrete handvatten van Deloitte over juiste apparatuur voor hybride video-vergaderingen.

De eerste uitdaging: het opzetten van een hybride werkomgeving

Deloitte heeft 10 hybride vergaderconcepten in de praktijk getest op de Hybrid Meeting Floor van hun kantoorpand The Edge op Zuidas. Werknemers hebben daar een maand lang de mogelijkheid gehad om te ervaren welke concepten voor hen werken en welke niet. Deze concepten zijn getest aan de hand van verschillende criteria, waaronder technologie: doet de technologie wat het belooft? En, gebruiksgemak: kan een doorsnee werknemer ermee omgaan? Evenals doeltreffendheid: helpt de oplossing nou echt om de aanwezigheid van alle deelnemers in een meeting – ongeacht de locatie – te verbeteren? Ewout Bolhuis, innovatie directeur bij Deloitte nam ons mee in de 10 geteste hybride vergaderconcepten. Het ging daarbij om:

1. The Wonder Coffee Corner

De Wonder Coffee Corner is een virtuele omgeving die verbonden is met de coffee corner op kantoor. Medewerkers die inbellen verschijnen op een groot scherm in de koffiehoek en kunnen via een avatar contact maken en ongedwongen en informeel interactie hebben met hun collega’s.

2. Tele Robots

De mobiele Tele Robot is, heel simpel gezegd, een scherm op wielen. Medewerkers kunnen hiermee op afstand communiceren met hun collega’s op kantoor. Ze kunnen vanuit huis inloggen, door het kantoor rijden en praten met en luisteren naar hun collega’s. Het scherm is in hoogte verstelbaar. De robot benadert live contact. Dit vergaderconcept bleek een grote hit.

3. The Simple Studio

De Simple Studio is een gebruiksvriendelijke ruimte om de digitale aanwezigheid in presentaties, pitches en opnames te professionaliseren. Deze ruimte bevat professionele plug-and-play apparatuur, zoals een Green Screen, een professionele camera, een microfoon en verlichting. Resultaat: Deloitte gaat elke verdieping voorzien van een Simple Studio.

4. The Meet-in VR room

In de Meet-in-VR-room ontmoeten medewerkers elkaar virtueel, werken daar samen en verkennen de mogelijkheden  van Virtual Reality (VR). Medewerkers kunnen een meeting opzetten om zelf te experimenteren met VR of kunnen in een gefaciliteerde demo kennismaken met een VR-meeting experience. De Meet-in VR blijkt voornamelijk een grote hit onder jongere medewerkers. Resultaat: Deloitte verlengt de pilot.

5. The 360 conferencing room

De 360-conferencing room is een eenvoudige vergaderruimte met geavanceerde vergaderapparatuur. Deze ruimte is voorzien van een camera die inzoomt op de deelnemers die aan het woord zijn, van een gebruiksvriendelijk vergaderapparaat inclusief ‘360 reality audio’ en twee schermen op zithoogte met in het midden een microfoon. Deloitte gaat de 360 conferencing room in al hun vergaderruimtes installeren.

6. The Multi-Tech room

In de Multi-Tech room is het eenvoudig om tijdens pitches en kleine evenementen te wisselen van opstelling/decor. De ruimte biedt drie hoogwaardige opstellingen (zitten in een stoel, staan achter een bureau of staan voor een scherm) die medewerkers eenvoudig kunnen aanpassen aan hun behoeften.

7. The Professional Studio

In een professionele studio zijn  een crew en professionele apparatuur aanwezig voor hoogwaardige producties. De uitgebreide studio kan worden gebruikt om items op te nemen of live te streamen met maximaal 4 personen op het podium. Betrokken medewerkers krijgen een broadcast cursus. Deloitte onderzoekt momenteel in welk pand de TV Studio zal worden gerealiseerd.

8. The Digital chairs room

In deze ruimte zitten alle medewerkers samen aan tafel. Externe medewerkers kunnen hun aanwezigheid nabootsen door zichzelf te visualiseren in een levensgroot scherm op een stoel, alsof ze in dezelfde kamer aanwezig zijn.

9. The Smartboard room

In de Smartboard Rooms helpen Microsoft Surface Hubs medewerkers bij het co-creëren, vergaderen of presenteren in hybride bijeenkomsten.

10. The Premium Meeting room

De Premium Meeting Room is de grootste vergaderruimte. Het omvat een groot scherm voorin de ruimte, een geavanceerd audiosysteem en volgcamera’s om in te zoomen op degenen die aan het woord zijn.

Conclusies

Wat zijn de belangrijkste conclusies van het experiment? Volgens Bolhuis zorgen technologische toepassingen voor 50% van de oplossing voor de problemen rond hybride vergaderen. Hierbij zijn de volgende vier elementen van groot belang:

1. Zorg dat de basis staat. Een goede hybride vergaderruimte moet over minimaal 2 grote schermen beschikken: een voor de weergave van de deelnemers en een voor de presentatie. Daarnaast moeten de camera’s op ooghoogte zijn afgesteld, en moet er professioneel licht en een geluidssysteem aanwezig zijn.

2. Verhoog hybride inclusiviteit. De inclusiviteit van werknemers op afstand neemt toe in een hybride werkomgeving wanneer:
   • Ze groot zichtbaar zijn. Ofwel, hoe groter je zichtbaar bent op het scherm, hoe beter.
   • Ze dichtbij zijn. Dat wil zeggen, een scherm op de muur is leuk maar een scherm op tafel is veel beter.
   • Het persoonlijk is. Eén (hoeft niet één maar in dit geval misschien duidelijker) gezicht op een scherm werkt beter dan meerdere gezichten op een scherm.

3. Professionele digitale aanwezigheid. Een professionele presentatie- en pitchruimte is van grote meerwaarde. Hetzelfde geldt voor het faciliteren van goede apparatuur in de vergaderzaal en thuis.

4. Last but not least: hoe zorg je ervoor dat hybride vergaderen een vast onderdeel van het werken wordt?
   • Houd het concept en gebruik simpel
   • Zorg voor 24/7 hulp op de vloer
   • Zorg ervoor dat werknemers met een voldaan gevoel en een positieve gedachte aan experimenten deelnemen.

De andere 50% van de oplossing voor hybride vergaderen zit in het aanleren van ander gedrag. “We zijn de afgelopen anderhalf jaar allemaal broadcasters geworden; Maar een professionele broadcaster zijn vraagt om geheel nieuwe vaardigheden”. 

Met de besparing op de reiskosten gedurende het afgelopen 1,5 jaar kan Deloitte in deze concepten investeren.

De tweede uitdaging: het opzetten van een flexibel mobiliteitsbeleid

De coronacrisis heeft ervoor gezorgd dat veel organisaties in een stroomversnelling zijn geraakt wat betreft het nadenken over een mogelijke andere inrichting van hun mobiliteitsbeleid. Zo ook Lexence, het advocaten- en notarissenkantoor gevestigd in de iconische ‘schoen’ op Zuidas, dat onlangs een nieuw mobiliteitsbeleid heeft opgesteld.

Jos Hollestelle, mobiliteitsexpert op dit gebied bij Van A tot Zuidas, legt uit hoe hij samen met Olga Wolters-Abelmann, manager HR, het mobiliteitsbeleid bij Lexence heeft aangepast aan de tijd van nu. Namelijk, een nieuw mobiliteitsbeleid dat:

• Aansluit bij de beweging “back to the office”. We gaan weer naar kantoor, maar hoe gaan we dat op een goede manier faciliteren?
• Past bij de roep om meer flexibiliteit. Keuzevrijheid en het goed benutten van de voorzieningen die er zijn.
• Past bij de wensen en behoeften van de huidige personen die bij Lexence werken. 
• Ondersteunend is bij het versterken van de positie van Lexence op de

In een intensief traject van ongeveer zeven maanden met facilitaire zaken, HR en de ondernemingsraad zijn verschillende stappen doorlopen om uiteindelijk te komen tot een mobiliteitsbeleid dat duurzaam, flexibel, eenvoudig, maatwerk, beheersbaar, overzichtelijk, vernieuwend en van hoge kwaliteit is. Binnen dit nieuwe mobiliteitsbeleid is de mobiliteitsprovider de backbone voor wat zij doen.

Dit biedt de volgende voordelen voor de werkgever

1. Volledig inzicht en grip op het mobiliteitsbeleid: Reisgedrag van medewerkers, reiskosten van medewerkers, CO2-footprint van mobiliteit.
2. Door dit inzicht zijn mobiliteitskosten beheersbaar en bij te sturen.
3. Eenvoudige administratie en koppelingen met payroll systemen.
4. Fiscusproof en minimalisatie van belastingdruk.
5. Werkgever bepaalt welke diensten wel/niet gebruikt mogen worden.
6. Flexibiliteit voor medewerkers, maar binnen business rules van Lexence.

En de volgende voordelen voor de medewerker

1. Eenvoudige administratie van reiskilometers.
2. Meerdere vormen van vervoer beschikbaar (OV, deelvervoer taxi, etc.).
3. Inzicht in reisgedrag en consequenties zoals kosten en CO2.

Conclusies

Waar begin je met je mobiliteitsbeleid? Een aantal lessen:

• De verandering van een mobiliteitsbeleid heeft best wat voeten in de aarde. Neem hiervoor de tijd.
• Betrek vanaf het begin af aan de belangrijke stakeholders. Vergeet ook zeker de OR niet.
• Vind niet het wiel opnieuw uit. Op Zuidas zijn veel organisaties die al veel hebben uitgedacht. Laat je inspireren door anderen.
• Sta nadrukkelijk stil bij de communicatie. Nieuw beleid is vaak geen doel op zich, maar een middel om tot ander reisgedrag te komen. Communicatie naar je medewerkers is dan ook essentieel.

Hoe nu verder?

Ieder begin is lastig. Zo ook met hybride werken of het opzetten van een nieuw mobiliteitsbeleid. De tijd zal leren op welke wijze hybride werken bij een individueel bedrijf past. Ideeën kunnen er op papier fantastisch uitzien, maar in de praktijk heel anders uitpakken. Met de handvatten die Ewout Bolhuis biedt op het technologische vlak, en de kennis van Jos Hollestelle op het gebied van slimme en duurzame mobiliteit wordt u met uw organisatie al een heel eind in de goede richting geholpen. Wilt u als werkgever hulp met de thema’s duurzame mobiliteit en bereikbaarheid of wilt u meer weten over de beschikbare oplossingen en hulpmiddelen? Neem dan contact op met Jos Hollestelle, Accountmanager van A tot Zuidas.

* Het platform van A tot Zuidas is een samenwerkingsverband van Green Business Club Zuidas, ORAM, Taskforce Bereikbaarheid Zuidas, gemeente Amsterdam Zuidas, Breikers & Hello Zuidas met als doelstelling om duurzame mobiliteit van en naar Zuidas te stimuleren.