Hybride werken: het nieuwe normaal na Corona

Na anderhalf jaar thuiswerken is het voor veel organisaties duidelijk dat ze niet terugkeren naar de klassieke manier van werken. Het hybride werken, de combinatie van thuiswerken en werken op kantoor, lijkt een blijvertje. Zowel werkgevers als werknemers hebben de afgelopen periode de voordelen van het hybride werken ervaren. In de praktijk blijken er nog twee weerbarstige uitdagingen te zijn: hoe vergader je hybride en hoe spreid je thuiswerken over de week. Vooral werkgevers zijn op dit gebied nog zoekende. Innovatiedirecteur Ewout Bolhuis van dienstverlener Deloitte en Marjolijn Feringa van adviesbureau Breikers weten hier alles van. Ze vertelden hierover tijdens een bijeenkomst van de Taskforce Bereikbaarheid Zuidas*.

De eerste uitdaging: het faciliteren van het hybride vergaderen 

Deloitte heeft 10 hybride vergaderconcepten in de praktijk getest op de Hybrid Meeting Floor van hun kantoorpand The Edge op Zuidas. Werknemers hebben daar een maand lang de mogelijkheid gehad om te ervaren welke concepten voor hen werken en welke niet. Deze concepten zijn getest aan de hand van verschillende criteria, waaronder technologie: doet de technologie wat het belooft? En, gebruiksgemak: kan een doorsnee werknemer ermee omgaan? Evenals doeltreffendheid: helpt de oplossing nou echt om de aanwezigheid van alle deelnemers in een meeting – ongeacht de locatie – te verbeteren?

Medewerkers van Deloitte konden één of meerdere van de 10 hybride vergaderconcepten testen. Het ging daarbij om:

  1. The Wonder Coffee Corner
    De Wonder Coffee Corner is een virtuele omgeving die verbonden is met de coffee corner op kantoor. Medewerkers die inbellen verschijnen op een groot scherm in de koffiehoek en kunnen via een avatar contact maken en ongedwongen en informeel interactie hebben met hun collega’s.
  2. Tele Robots
    De mobiele Tele Robot is, heel simpel gezegd, een scherm op wielen. Medewerkers kunnen hiermee op afstand communiceren met hun collega’s op kantoor. Ze kunnen vanuit huis inloggen, door het kantoor rijden en praten met en luisteren naar hun collega’s. Het scherm is in hoogte verstelbaar. De robot benadert live contact. Dit vergaderconcept bleek een grote hit.
  3. The Simple Studio
    De Simple studio is een gebruiksvriendelijke ruimte om de digitale aanwezigheid in presentaties, pitches en opnames te professionaliseren. Deze ruimte bevat professionele plug-and-play apparatuur, zoals een Green Screen, een professionele camera, een microfoon en verlichting. Resultaat: Deloitte gaat elke verdieping voorzien van een Simple Studio.
  4. The Meet-in VR room
    In de Meet-in-VR-room ontmoeten medewerkers elkaar virtueel, werken daar samen en verkennen de mogelijkheden van Virtual Reality (VR). Medewerkers kunnen een meeting opzetten om zelf te experimenteren met VR of kunnen in een gefaciliteerde demo kennismaken met een VR-meeting experience. De Meet-in VR blijkt voornamelijk een grote hit onder jongere medewerkers. Resultaat: Deloitte verlengt de pilot.
  5. The 360 conferencing room
    De 360-conferencing room is een eenvoudige vergaderruimte met geavanceerde vergaderapparatuur. Deze ruimte is voorzien van een camera die inzoomt op de deelnemers die aan het woord zijn en van een gebruiksvriendelijk vergaderapparaat inclusief ‘360 reality audio’ en twee schermen op zithoogte met in het midden een microfoon. Deloitte gaat de 360 conferencing room in al hun vergaderruimtes installeren.
  6. The Multi-Tech room
    In de Multi-Tech room is het eenvoudig om tijdens pitches en kleine evenementen te wisselen van opstelling/decor. De ruimte biedt drie hoogwaardige opstellingen (zitten in een stoel, staan achter een bureau of staan voor een scherm) die medewerkers eenvoudig kunnen aanpassen aan hun behoeften.
  7. The Professional Studio
    In een professionele studio zijn een crew en professionele apparatuur aanwezig voor hoogwaardige producties. De uitgebreide studio kan worden gebruikt om items op te nemen of live te streamen met maximaal 4 personen op het podium. Betrokken medewerkers krijgen een broadcast cursus. Deloitte onderzoekt momenteel in welk pand de TV Studio zal worden gerealiseerd.
  8. The Digital chairs room
    In deze ruimte zitten alle medewerkers samen aan tafel. Externe medewerkers kunnen hun aanwezigheid nabootsen door zichzelf te visualiseren in een levensgroot scherm op een stoel, alsof ze in dezelfde kamer aanwezig zijn.
  9. The Smartboard room
    In de Smartboard Rooms helpen Microsoft Surface Hubs medewerkers bij het co-creëren, vergaderen of presenteren in hybride bijeenkomsten.
  10. The Premium Meeting room
    De Premium Meeting Room was de grootste vergaderruimte. Het omvat een groot scherm voorin de ruimte, een geavanceerd audiosysteem en volgcamera’s om in te zoomen op degenen die aan het woord zijn.

Conclusies

Wat zijn de belangrijkste conclusies van het experiment? Volgens Bolhuis zorgen technologische toepassingen voor 50% van de oplossing voor de problemen rond hybride vergaderen. Hierbij zijn de volgende vier elementen van groot belang:

  1. Fix the basics. Een goede hybride vergaderruimte moet over minimaal 2 grote schermen beschikken: een voor de weergave van de deelnemers en een voor de presentatie. Daarnaast moeten de camera’s op ooghoogte zijn afgesteld, en moet er een professioneel licht en een geluidssysteem aanwezig zijn.
  2. Boost inclusivity.De inclusiviteit van werknemers op afstand neemt toe in een hybride werkomgeving wanneer:
    • Ze groot zichtbaar zijn. Oftewel, hoe groter je zichtbaar bent op het scherm, hoe beter.
    • Ze dichtbij zijn. Dat wil zeggen, een scherm op de muur is leuk maar een scherm op tafel is veel beter.
    • Het persoonlijk is. Een gezicht op een scherm werkt beter dan meerdere gezichten op een scherm.
  3. Presenting. Een professionele presentatie- en pitchruimte is van grote meerwaarde. Hetzelfde geldt voor het faciliteren van goede apparatuur in de vergaderzaal en thuis.
  4. Behaviour. Last but not least: hoe zorg je ervoor dat hybride vergaderen een vast onderdeel van het werken wordt?
    • Houd het concept en gebruik simpel
    • Zorg voor 24/7 hulp op de vloer
    • Zorg ervoor dat werknemers met een voldaan gevoel en een positieve gedachte aan experimenten deelnemen.

De andere 50% van de oplossing voor hybride vergaderen zit in het aanleren van ander gedrag. “We zijn de afgelopen anderhalf jaar allemaal broadcasters geworden; Maar een professionele broadcaster zijn vraagt om geheel nieuwe vaardigheden”.

Met de besparing op de reiskosten gedurende het afgelopen 1,5 jaar kan Deloitte in deze concepten investeren.

De tweede uitdaging: het spreiden van kantoorwerkdagen over de week

 

Het thema weekspreiding is door de coronapandemie dagelijks onderwerp van gesprek bij diverse organisaties, ook op Zuidas. Marjolijn Feringa is expert op dit gebied en legt uit hoe het spreiden van kantoorwerkdagen over de week kan worden geregeld. Het doel hiervan is te voorkomen dat we weliswaar geregeld thuiswerken, maar allemaal weer op de drukste dagen van de week naar kantoor gaan.

Wat helpt om te spreiden?
Allereerst wil Feringa organisaties meegeven goed te bedenken waarom ze hybride willen werken. Vanuit daar kunnen dan afspraken gemaakt worden voor de uitvoering ervan. Dan begrijpt iedereen waarom deze afspraken er zijn en met welk doel. Dat helpt in het draagvlak voor de afspraken en in het bijsturen ervan.

  1. Maak afspraken. Hoe explicieter je als organisatie kiest hoe je zaken wilt regelen, hoe makkelijker het voor medewerkers is om aan te haken. Vergelijk de situatie tussen kerst en oud & nieuw. Spreek af dat je niet alleen op dinsdag en donderdag op kantoor komt. Of stimuleer de woensdag en vrijdag als dagen voor fysieke vergaderdagen. Minder werkplekken kan ook helpen het werken op kantoor te beperken. En geef wel zoveel mogelijk vrijheid, tenzij dat weer anderen benadeelt. Of neem maatregelen om meer op woensdag en vrijdag op kantoor te zijn zoals bijvoorbeeld een gratis lunch, kinderopvang of gratis parkeren.
  2. Verander je kantoor. Laat het pand er echt anders uitzien, zodat je niet automatisch in gewoonte terugvalt. Het ziet er anders uit, dus je gaat anders handelen.
  3. Creëer schaarste. Voor corona was het reserveren van werkplekken op dinsdag en donderdag al lastig. Minder werkplekken verplicht reserveren, op = op. Dit helpt enorm om gedrag te veranderen. Ook kan een sturend parkeerbeleid het aantal beschikbare parkeerplaatsen op bepaalde werkdagen de drukte op kantoor spreiden.
  4. Geef het goede voorbeeld. Als de directie op vaste dagen op kantoor is, dan wil de rest dat ook. Veel leidinggevenden beseffen zich dat te weinig.
  5. Doorvragen! Stel niet alleen de vraag wat het voor mij betekent maar ook wat het voor jouw team en de samenwerking betekent. Ga het gesprek aan in je team (het liefst met je leidinggevende), want hybride werken doe je niet alleen. Wat heeft een individu nodig en wat betekent dat voor het team om de resultaten en doelen te behalen. Hierdoor stuurt een leidinggevende veel meer op het team(resultaat) in plaats van het individu.
  6. Meet! Wat is er aan de hand, en wat gebeurt er nou? Dit haalt alle onderbuikgevoelens weg. Wie is er aanwezig, wat doen ze en waar zit iedereen? Wie komen er voor een werkplek, wie komen er vergaderen? Meten is de manier om te kunnen bijsturen. Hoe kunnen bijvoorbeeld medewerkers het beste leren? Dat kan ook digitaal. Veel seniors zijn ook best bereid om voor een nieuwe medewerker wel naar kantoor te komen om hen met klantgesprekken te laten meekijken. En als je goed meet, kun je goed objectief feedback geven! Positieve feedback werkt voor iedereen geweldig.
  7. Blijf leren! De transities naar hybride werken is een grote verandering voor iedereen. Het is een leerproces. Dingen gaan soms fout. Dat is okay als je ervan leert. Hoe hybride het beste werkt, is een kwestie van nadenken en proberen. Dan krijg je iedereen uiteindelijk ook mee in het anders werken.

En nu?
Ieder begin is lastig. Zo ook met hybride werken. De tijd zal leren op welke wijze hybride werken bij een individueel bedrijf past. Ideeën kunnen er op papier fantastisch uitzien, maar in de praktijk heel anders uitpakken. Het kan slim zijn bepaalde onderdelen eerst uit te testen voordat het bedrijfsbreed wordt ingevoerd. Met de handvatten die Ewout Bolhuis biedt op het technologische vlak, en de tips voor gedragsverandering van Marjolijn Feringa wordt u met uw organisatie al een heel eind in de goede richting geholpen.

 

René Teeuwen en Rinske Berg: Taskforce Bereikbaarheid Zuidas

* De Taskforce Bereikbaarheid Zuidas is als samenwerkingsverband tussen overheid en bedrijfsleven opgericht met als doel het overleg tussen overheid en bedrijfsleven op het gebied van bereikbaarheid van Zuidas te stimuleren. Bedrijven nemen deel aan de Taskforce vanuit hun rol als gebruiker van het gebied en hun de verantwoordelijkheid voor een bereikbaar Zuidas. De Taskforce Bereikbaarheid Zuidas is onderdeel van het platform van A tot Zuidas. 

 

Bron: HelloZuidas